Przygotowanie wniosku taryfowego nie zaczyna się od wypełniania tabel kalkulacyjnych. Zanim przedsiębiorstwo przystąpi do ustalania niezbędnych przychodów, cen i stawek opłat, powinno mieć uporządkowane dane dotyczące kosztów, sprzedaży oraz odbiorców usług.
W praktyce warto spojrzeć na ten proces jeszcze szerzej. Przygotowanie kolejnej taryfy zaczyna się właściwie już w okresie obowiązywania taryfy aktualnej. To wtedy przedsiębiorstwo może monitorować, czy przyjęte wcześniej założenia znajdują odzwierciedlenie w rzeczywistych kosztach, sprzedaży i przychodach.
Im lepiej uporządkowane są dane w trakcie obowiązywania taryfy, tym łatwiejsze jest późniejsze przygotowanie kolejnego wniosku.
1. Najpierw trzeba ustalić okres obrachunkowy
Jednym z pierwszych kroków jest ustalenie okresu obrachunkowego poprzedzającego wprowadzenie nowej taryfy. To dane z tego okresu stanowią punkt wyjścia do dalszej kalkulacji.
Na tym etapie warto zweryfikować, jakie informacje przedsiębiorstwo może pozyskać z ewidencji księgowej oraz czy sposób ich ewidencjonowania pozwala wykorzystać je bezpośrednio na potrzeby taryfy.
2. Ewidencja księgowa powinna pozwalać nie tylko ustalić koszt, ale także go prawidłowo przyporządkować
Ustawa o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków wiąże ustalanie niezbędnych przychodów z kosztami poniesionymi w latach obrachunkowych obowiązywania poprzedniej taryfy. Koszty te ustala się na podstawie ewidencji księgowej.
Nie chodzi jednak wyłącznie o ustalenie łącznej wysokości kosztów.
Ewidencja księgowa powinna pozwalać na wydzielenie kosztów stałych i zmiennych. Powinna też umożliwiać wyodrębnienie przychodów związanych z poszczególnymi rodzajami działalności i taryfami. Istotna jest również możliwość alokacji niezbędnych przychodów według taryfowych grup odbiorców usług.
Przed rozpoczęciem właściwej kalkulacji warto więc sprawdzić, czy dane księgowe pozwalają prawidłowo przyporządkować koszty. Dotyczy to zarówno działalności w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków, jak i odpowiednich grup odbiorców.
Problemy z przygotowaniem taryfy mogą pojawić się jeszcze przed wypełnianiem tabel. Ich źródłem bywa już sposób ewidencjonowania i przypisywania kosztów.
Nie chodzi jednak wyłącznie o ustalenie łącznej wysokości kosztów.
3. Koszty warto przygotować w układzie odpowiadającym kalkulacji taryfowej
Po ustaleniu okresu obrachunkowego warto zestawić koszty w układzie potrzebnym do przygotowania tabel taryfowych. W praktyce chodzi przede wszystkim o strukturę odpowiadającą tabeli D.
Trzeba też uwzględnić inne pozycje istotne dla kalkulacji. Mogą to być podatki i opłaty, koszty hurtowego zakupu wody albo koszty hurtowego odbioru ścieków.
Na tym etapie warto również sprawdzić, czy poszczególne koszty zostały prawidłowo przypisane. Istotne jest także to, czy przyjęty sposób alokacji będzie można później jasno wyjaśnić w toku postępowania taryfowego.
4. Do kosztów trzeba przygotować dokumenty i dane źródłowe
Sama informacja o wysokości kosztu to za mało.
Do poszczególnych kategorii kosztów warto przygotować dokumenty i zestawienia dotyczące okresu obrachunkowego, które pozwalają nie tylko potwierdzić ich wysokość, lecz również wyjaśnić, z czego wynikały.
Innych danych będziemy potrzebować przy analizie energii elektrycznej, innych przy wynagrodzeniach, amortyzacji, usługach obcych, podatkach czy zakupie wody.
Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy określony koszt w kolejnej taryfie ma wzrosnąć albo ulec istotnej zmianie. Im lepiej znamy jego strukturę w okresie obrachunkowym, tym łatwiej uzasadnić później przyjęte założenia.
5. Trzeba znać rzeczywistą strukturę sprzedaży
Drugim podstawowym obszarem są dane dotyczące ilości sprzedanej wody i odebranych ścieków.
Nie wystarczy jednak informacja o łącznym wolumenie sprzedaży.
Dane powinny być przygotowane w podziale na taryfowe grupy odbiorców usług obowiązujące w aktualnej taryfie. Warto jednocześnie ustalić liczbę odbiorców w każdej grupie.
Pozwala to zobaczyć rzeczywistą strukturę świadczonych usług i stanowi punkt wyjścia do dalszych kalkulacji.
To również dobry moment na weryfikację, czy dotychczasowy podział na grupy taryfowe nadal odpowiada sposobowi świadczenia usług i rzeczywistej strukturze odbiorców.
6. Planowanie kosztów na okres obowiązywania nowej taryfy
Dane z okresu obrachunkowego stanowią punkt wyjścia do kalkulacji nowej taryfy. Nie oznacza to jednak prostego przeniesienia kosztów historycznych na kolejne lata.
Przedsiębiorstwo ustala niezbędne przychody z uwzględnieniem kosztów poniesionych w okresie obrachunkowym. Jednocześnie bierze pod uwagę planowane zmiany tych kosztów.
Znaczenie mają również zmiany warunków ekonomicznych. Trzeba uwzględnić wielkość usług, warunki ich świadczenia oraz koszty wynikające z planowanych inwestycji.
Planowanie poszczególnych kategorii kosztów warto więc rozpocząć od danych wynikających z ewidencji księgowej. Następnie trzeba ustalić, jakie zmiany mogą wystąpić w kolejnych latach obowiązywania taryfy.
Sposób planowania zależy od rodzaju kosztu. W przypadku części pozycji znaczenie mogą mieć wskaźniki ekonomiczne. Inne wymagają oparcia kalkulacji na konkretnych danych dotyczących działalności przedsiębiorstwa.
Dotyczy to między innymi kosztów energii, wynagrodzeń, amortyzacji, podatków i opłat oraz usług obcych. Osobno trzeba uwzględnić także hurtowy zakup wody lub hurtowy odbiór ścieków, jeżeli takie koszty występują.
Odrębnej analizy wymagają koszty wynikające z inwestycji modernizacyjno-rozwojowych. Trzeba też uwzględnić zmiany przewidziane w wieloletnim planie rozwoju i modernizacji urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych.
Przyjęte do taryfy wartości powinny więc wynikać zarówno z danych historycznych, jak i z założeń dotyczących okresu obowiązywania nowej taryfy. Założenia te powinny być możliwe do uzasadnienia.
7. Kolejną taryfę warto przygotowywać przez cały okres obowiązywania obecnej
Praca nad taryfą nie kończy się w momencie jej zatwierdzenia i wejścia w życie.
W trakcie jej obowiązywania warto systematycznie kontrolować wykonanie przyjętych założeń – zarówno po stronie kosztów, jak i sprzedaży oraz przychodów.
Pozwala to odpowiednio wcześnie zauważyć istotne odchylenia, ustalić ich przyczyny i przygotować dane, które będą potrzebne przy kolejnym postępowaniu taryfowym.
Dlatego przygotowanie kolejnej taryfy nie powinno być traktowane jako jednorazowe zadanie wykonywane raz na kilka lat. To proces, który zaczyna się już w trakcie obowiązywania taryfy aktualnej.
Co warto mieć przygotowane przed rozpoczęciem kalkulacji?
Przed rozpoczęciem właściwej kalkulacji warto sprawdzić, czy przedsiębiorstwo ma uporządkowane przede wszystkim:
- dane o kosztach poniesionych w okresie obrachunkowym, wynikające z ewidencji księgowej i możliwe do przyporządkowania do działalności w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków,
- dane dotyczące ilości sprzedanej wody i odebranych ścieków w podziale na obowiązujące taryfowe grupy odbiorców usług oraz liczbę odbiorców w poszczególnych grupach,
- dokumenty i zestawienia źródłowe pozwalające wyjaśnić wysokość najważniejszych kategorii kosztów w okresie obrachunkowym,
- informacje o planowanych zmianach kosztów oraz o zmianach warunków ekonomicznych, wielkości usług i warunków ich świadczenia,
- aktualny wieloletni plan rozwoju i modernizacji urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych oraz informacje o inwestycjach, które mogą wpływać na koszty w okresie obowiązywania nowej taryfy,
- dane dotyczące innych elementów uwzględnianych przy ustalaniu niezbędnych przychodów, jeżeli występują w danym przedsiębiorstwie.
Dobrze przygotowany wniosek taryfowy opiera się na uporządkowanych danych z okresu obrachunkowego oraz na możliwych do uzasadnienia założeniach dotyczących kolejnych lat obowiązywania taryfy. Im wcześniej przedsiębiorstwo zacznie je gromadzić i analizować, tym łatwiejsze będzie późniejsze przygotowanie kalkulacji i uzasadnienie przyjętych wartości.